公文書公開請求に係る個人情報の漏えい事案の発生について

この度、ときわ公園整備課が宇部市情報公開条例に基づき部分公開を行なった公文書について、本来、非公開とすべき個人情報の一部を誤って開示したことが判明しました。

1　漏えいした個人情報

令和6年8月30日付けで部分公開した公文書「令和5年度花いっぱい運動記念ガーデンに係る作業報告書」209枚のうち2枚に記載されていた5名の個人名

（1）講座実施報告　講座運営従事者名　4人

（2）研修日誌　作業従事者名　3人

※上記合計7人のうち重複者が2人のため漏えいした個人名は5人

※部分公開した公文書「令和5年度花いっぱい運動記念ガーデンに係る作業報告書」は、令和5年度に宇部市が発注した「花いっぱい運動記念ガーデン管理運営業務委託」の受託者が作成し、市へ提出した報告書

2　判明までの経緯

1. 令和6年8月30日（金曜日）　公文書「令和5年度花いっぱい運動記念ガーデンに係る作業報告書」の部分公開を請求者に通知
2. 令和6年9月12日（木曜日）　市役所で請求者に紙で交付（A4／209枚）
3. 令和7年3月26日（水曜日）　請求者から市に提出のあった書面の中に上記（2）が含まれており、その書面を市職員が確認したところ、非公開とするべき個人名が記載されていることが判明

3　原因

本案件の場合、公文書の公開にあたり、まず、公開する紙ベースの文書をPDF化し、パソコン上で非公開とする個人情報を仮マスキング（文字が見える状態）して、決裁処理を行った。

その後、担当者が部分公開用に黒マスキング（文字が見えない状態）に変換する作業を行ったが、2箇所、変換漏れがあることに気づかず印刷した。

さらに、最終的に公開する文書を入念に確認せず、請求者にそのまま交付した。

4　対応

1. 個人名を漏えいした5名の方に謝罪しご理解をいただいた。
2. 請求者に謝罪し、公開した文書を回収の上、正しい文書をお渡しした。

5　再発防止策

1. 実際に公開する印刷物を、複数人で確認を行うよう徹底する。
2. マスキングの変換漏れのリスク軽減のため、パソコン用のソフトの導入を検討する。

6　観光スポーツ文化部長コメント

関係者の皆様には、多大なご迷惑をお掛けし、深くお詫び申し上げます。

今後、再発防止に向け、より一層の情報管理を徹底してまいります。