メールの送信先の設定を誤った事案について

宇部市において、メール受信者が受信者全員のメールアドレスを見ることが出来る状態で送信する事案が発生しました。

(1)事案の概要

令和6年9月6日（金曜日）11時19分、市移住定住推進課の担当職員が、宇部ふるさと大使宛てに「ふるさと通信」のメール配信を190名に一斉送信した際、本来は送信先がわからないよう宛先を「Bcc」に設定すべきことを失念し、「To」に入力して送信した。そのため、受信したふるさと大使において、別の方のメールアドレスおよび名前が閲覧できる状態となった。

(2)事案覚知後の対応

覚知後すぐに（同日12時33分）、宇部ふるさと大使宛てに、登録者全員のアドレスが閲覧可能な状態で送付されたことをお詫びし、送付メールの削除をメールにてお願いした。
本日時点（9月9日）では、この件についての問い合わせは無い。

(3)再発防止策

今後は、ふるさと大使などへの「ふるさと通信」等の一斉配信については、手動ミスによる誤送信を防止するため、「大量メール一斉送信管理機能」を活用する。
また、個人情報の適正な取扱いについて、引き続き職員の意識向上に努めるとともに、人的ミスを防止するためのシステムの構築、導入等について検討を進めていく。
※「大量メール一斉送信管理機能」とは、うべメールサービスの機能を活用し、登録者アドレスへ個別に情報を配信するものです。

(4)総合政策部長コメント

このたび、個人情報を含むメールを誤って送信し、宇部市を応援してくださる宇部ふるさと大使の皆様に多大なご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
今後は、「大量メール一斉送信管理機能」を活用することで、再発を防止し、皆様の信頼回復に努めてまいります。