住民票の写し等の交付に係る「本人通知制度」

宇部市では、平成23年7月1日から、住民票の写しや戸籍謄本等を本人の代理人又は第三者に交付したとき、本人にその事実を郵送でお知らせする「本人通知制度」を実施します。

※事前にこの制度への登録が必要になります。

※制度を改正し、同一世帯内での委任状の省略、郵便申請の条件撤廃、うべ電子申請サービスからの申請が可能になりました。

1　本人通知制度の概要

本人通知制度は、本市に住民登録や本籍がある方（あった方）が事前に登録することにより、その方に係る住民票の写しや戸籍謄本等を、本人の代理人または第三者に交付した場合にその交付した事実について登録者本人にお知らせをする制度です。

2　制度の目的

住民票の写しや戸籍の証明書が本人の代理人または第三者に交付されたことを本人が早期に知ることができ、万一、不正な取得である疑いがあれば、交付請求書の開示請求等により早期に事実関係を究明することが可能となります。また、本人通知制度が周知されることで、委任状偽造や不必要な身元調査等の未然防止につながります。

3　本人通知制度の流れ

1. 通知制度の登録申し込み・・・通知を希望する方は登録申請書を提出します。後日、登録決定通知を送付します。

2. 証明書の請求・・・本人の代理人または第三者からの請求

3. 内容を審査して交付・・・請求書の内容を審査して不備がなければ、交付します。

4. 交付した事実を通知・・・交付した内容（交付年月日・証明書の種類及び通数・交付請求者の種別）を通知します。

5. 個人情報開示請求・・・交付に係る具体的な情報をお知りになりたい場合は、宇部市個人情報保護条例に基づく開示請求をすることができます。なお、同条例に基づき、一部または全ての情報が開示されないことがあります。

4　登録できる方

• 宇部市の住民基本台帳に記載されている（いた）方
• 宇部市の戸籍に記載されている（いた）方

5　登録方法

• 窓口での申請　窓口へ登録手続きに必要なものを持参の上、提出してください。
• 郵送での申請　窓口での申請が困難な場合は、郵送での登録申請もできます。登録手続きに必要なものを同封し、市民課まで送付してください。
• 電子申請での申請　「うべ電子申請サービス」から申請してください。

※電子申請では、本人及び同一世帯員のみ申請が可能です。

• うべ電子申請サービス（外部リンク）

6　登録手続きに必要なもの

1. 宇部市本人通知登録申請書（様式第1号）
2. 窓口に来られる方の本人確認書類
   • 顔写真の貼付された官公署の発行した書類を以下のうち1点用意してください。
     （運転免許証、マイナンバーカード、パスポート、在留カード、療育手帳など）
   • 上記以外の本人であることを証明する書類を用意する場合は、以下のうち2点用意してください。
     （健康保険証、各種年金手帳、学生証、社員証、介護保険証、生活保護受給者証など）
3. 法定代理人（未成年者の保護者や成年後見人）の場合は、戸籍謄本等法定代理人の資格を証するもの（宇部市内に本籍があり、市で法定代理の資格が確認できる場合は不要です。）
4. 代理人（登録できる方から委任を受けた方）の場合は登録者の自署による委任状
   ※任意代理人が同一世帯員である場合委任状を省略できます。

7　通知対象となる証明書

• 住民票の写し（除票を含む）
• 住民票記載事項証明書
• 戸籍の附票の写し（除附票、改製原を含む）の写し
• 戸籍全部事項証明書（謄本） ・戸籍個人事項証明書（抄本） （除籍、改製原を含む）
• 戸籍記載事項証明書（除籍、改製原を含む）

 

8　通知対象とならない請求

• 本人、同一世帯員からの住民票の写し（記載事項証明書 ）の請求
• 本人、同じ戸籍に記載されている方及び直系の尊属卑属からの戸籍関係証明の請求
• 国や地方公共団体からの請求
• 事前登録者に対して通知することにより、第三者の利益を著しく損なうおそれがあると認められる請求
• 学術研究等のための請求
• その他市長が特別な事情があると認めた請求

※ 同一世帯員の住民票または同一戸籍に記載（記録）されている人であっても、登録した人以外は通知の対象となりません。

9　通知内容

• 証明書の交付年月日
• 交付した証明書の種類及び通数
• 交付請求者の種別

10　登録者名簿への登録日

登録の受付をした翌日となります。

※登録は廃止の申し出がない限り有効です。

11　登録内容の変更・廃止の届出

登録申請書に記載した内容に変更があった場合や登録を廃止したい場合などは、宇部市本人通知登録（変更・廃止）届出書（様式第4号）を提出してください。

12　様式ダウンロード

• 宇部市本人通知登録申請書（様式第1号） （Excel 17.1KB）
• 宇部市本人通知登録（変更・廃止）届出書（様式第4号） （Excel 15.2KB）
• 委任状 （Word 37.0KB）

13　本人通知制度（告知型）

本人通知制度（告知型）とは、戸籍等が不正請求されたことが明らかになった場合、不正請求されたことを本人に通知する制度です。本市では、人権擁護のため、不正請求のおそれがあることが判明した場合も、通知することとしています。

• 宇部市戸籍等不正請求に係る本人通知制度実施要綱 （PDF 104.8KB）