介護保険料特別徴収（年金からの天引き）処理の誤りについて

令和4年8月特別徴収の介護保険料について、電算処理上の誤りにより特別徴収が不能となる事案が発生しました。

特別徴収の予定であった介護保険料は、納付書による納付方法に変更し、8月上旬に謝罪文書及び納付書を発送させていただく予定としています。

対象となる皆様には、大変なご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げますとともに、今後このようなことがないよう事務処理を徹底し、再発防止に努めてまいります。

対象者

65歳以上の、年金額が年額18万円以上で、令和4年8月に特別徴収の予定の50,705人のうち、8月の特別徴収額が変更となる49,469人

（対象保険料総額539,210,964円）

経緯

6月4日　システム処理作業

9時12分　高齢者総合支援課が作業

• 令和4年度介護保険料特徴異動情報抽出を実施。
• 抽出データについては、6月10日までに内容が正しいことを確認。

15時00分　保険年金課が作業

• 令和4年度国民健康保険料本算定処理を実施。作業後の国民健康保険料の試算のためにマスター（データ処理に関する基準月）の設定変更。

6月10日　システム処理作業

14時36分　高齢者総合支援課が作業

• 6月4日に作成したデータについて内容の確認ができたことから、改めて送付用データとして作成し、専用回線で山口県国民健康保険団体連合会に伝送。（この時点で、マスター変更の影響により介護保険料が0円と算定されている。）
• 国民健康保険中央会を経て、日本年金機構に伝送。

7月13日　処理内容に関する連絡

16時40分　日本年金機構から連絡

• 本市特別徴収対象者大部分の介護保険料が0円となっている旨の連絡。
• 本市で伝送したデータを確認したところ、新規特別徴収者以外の介護保険料が0円となっていることが判明。
• 機構に正しいデータへの差替えを依頼したものの、作業手順と日程を考慮し困難との回答。

原因

• データ作成後に総件数と総金額、及び個人の氏名・基礎年金番号・介護保険料額の一致を確認したものの、データ送付時には内容を確認しなかったこと。
• 高齢者総合支援課職員が、他課職員によるマスター変更の可能性を認識していなかったこと。また、保険年金課職員が、宇部市独自で運用しているマスター変更が、介護保険料データ作成に影響することを認識していなかったこと。

対象者への対応

1. 8月特別徴収分については、普通徴収とし、該当者へ謝罪文書及び納付書を送付
   ※納付場所　市の指定金融機関やコンビニエンスストア、市民センター等
   ※10月分以降は予定どおり特別徴収
2. 広報うべ8月号や市ウェブサイト等で周知

問合せ先

• 高齢者総合支援課
  電話番号
  • 介護保険係　0836－34－8297
  • 高齢福祉係　0836－34－8302
  • 高齢者支援係　0836－34－8303
  • 介護給付係　0836－34－8396
  • 介護認定係　0836－34－8298
  • ファクス番号　0836－22－6026
• 宇部市納付案内センター
  電話番号　0836－34－8555

再発防止策

1. チェック体制の強化
   • データ作成時・データ送付時など、作業の都度ダブルチェックを実施。
2. 関係課及びシステム業者との連携
   • 関係課の運用スケジュールの共有と作業手順と内容の相互理解
   • 本事案において誤りの原因となった作業手順について、見直しと改善を実施。
   • システム運用に関する定期的協議を行い、必要な改善を実施。

その他

今回の件に便乗した還付金詐欺にご注意ください。

市役所の職員が、ATMやフリーダイヤル等を介して還付金の返還手続きを促すことは絶対にありません。このような電話やメールが届いても、口座番号や名前、連絡先等の個人情報を教えないでください。怪しいと思ったら、次の連絡先に相談してください。

宇部市消費生活センター

電話　0836‐34‐8157
毎週月曜から金曜（祝日・年末年始を除く）
8時30分から17時15分