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更新日:2018年7月23日

住民票の写し等の交付に係る「本人通知制度」

本市では、平成23年7月1日から、住民票の写しや戸籍謄本等を本人の代理人又は第三者に交付したとき、本人にその事実を郵送でお知らせする「本人通知制度」を実施しています。

※事前にこの制度への登録が必要になります。

1 本人通知制度の概要

本人通知制度は、本市に住民登録や本籍がある方(あった方)が事前に登録することにより、その方に係る住民票の写しや戸籍謄本等を、本人の代理人及び第三者に交付した場合にその交付した事実について登録者本人にお知らせをする制度です。

2 制度の目的

本人通知制度により、住民票の写しや戸籍の証明書が本人の代理人及び第三者に交付されたことを本人が早期に知ることができ、万一、不正な取得である疑いがあれば、交付請求書の開示請求等により早期に事実関係を究明するきっかけとなります。また、本人通知制度が周知されることで、委任状偽造や不必要な身元調査等の未然防止につながります。

3 本人通知制度の流れ

  1. 事前の登録・・・通知を希望する方は市民課、北部地域振興課、各市民センターで事前に登録申請書を提出します。
  2. 登録者名簿へ登録・・・市から登録決定通知書を送付します。
  3. 代理人・第三者からの交付請求・・・請求書の内容を審査して不備がなければ、交付します。
  4. 登録者への通知・・・事前に登録した方に交付した事実を通知します。
  5. 開示請求・・・第三者交付に係る具体的な情報をお知りになりたい場合は、宇部市個人情報保護条例に基づく開示請求をすることができます。なお、同条例に基づき、一部または全ての情報が開示されないことがあります。

4 登録できる方

  • 宇部市の住民基本台帳に記載されている(いた)方
  • 宇部市の戸籍に記載されている(いた)方

5 登録手続きに必要なもの

  1. 宇部市本人通知登録申請書(様式第1号)
  2. 窓口に来られる方の本人確認書類
    (1)運転免許証、旅券、マイナンバーカード又は官公署が発行した本人の顔写真が貼付された免許証、許可証、資格証明書等(有効期間内であるものに限る。)のうち、いずれか1点以上。
    (2)上記(1)のいずれもお持ちでない場合は、健康保険の被保険者証、年金手帳、年金証書又は官公署が発行した本人の顔写真の貼付のない免許証、許可証、資格証明書等のうち、いずれか1点以上に加え、診察券、預金通帳その他官公署以外のものが発行した本人の氏名が記載されているもの  を1点以上。
  3. 代理人(登録できる方から委任を受けた方)の場合は登録者の自署による委任状
  4. 法定代理人(未成年者の保護者や成年後見人)の場合は、戸籍謄本等法定代理人の資格を証するもの(宇部市内に本籍があり、市で法定代理の資格が確認できる場合は不要です。)

※遠方や病気療養中などやむを得ない理由で窓口に来られない場合は、郵送での手続きもできます。その場合、本人確認書類の写し(窓口に来られる方の本人確認書類と同じ)及び法定代理人の資格を証するもの(本人の場合は不要)を同封してください。

6 通知対象となる証明書

  • 住民票の写し(除票を含む)
  • 住民票記載事項証明書
  • 戸籍の附票の写し(除附票、改製原を含む)の写し
  • 戸籍全部事項証明書(謄本) ・戸籍個人事項証明書(抄本) (除籍、改製原を含む)
  • 戸籍記載事項証明書

7 通知対象とならない請求

  • 本人、同一世帯員からの住民票の写し(記載事項証明書 )の請求
  • 本人、同じ戸籍に記載されている方及び直系の尊属卑属からの戸籍関係証明の請求
  • 国や地方公共団体からの請求
  • 事前登録者に対して通知することにより、第三者の利益を著しく損なうおそれがあると認められる請求
  • 学術研究等のための請求
  • その他市長が特別な事情があると認めた請求 

※ 同一世帯員の住民票または同一戸籍に記載(記録)されている人であっても、登録した人以外は通知の対象となりません。

8 通知内容

  • 証明書の交付年月日
  • 交付した証明書の種類及び通数
  • 交付請求者の種別

9 登録者名簿への登録日

登録は、申請した日の翌日からとなります。

※登録は廃止の申し出がない限り有効です。

10 登録内容の変更・廃止の届出

登録申請書に記載した内容に変更があった場合や登録を廃止したい場合などは、宇部市本人通知登録(変更・廃止)届出書(様式第4号)を提出してください。

11 様式ダウンロード

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お問い合わせ

組織名称:市民環境部 市民課 証明発行係

所在地:〒755-8601 宇部市常盤町一丁目7番1号

電話番号:0836-34-8243

ファックス番号:0836-22-6017